Aprenda a cumprir os compromissos da agenda

Por Vila Sucesso

Quando a agenda vira um caos, os métodos tradicionais de planejamento não funcionam. Como sair de situações de urgências acumuladas? Os passos a seguir, apontados por Christian Barbosa, presidente da Tríade do Tempo, empresa especializada em gestão de tempo e produtividade, podem ajudar:

Qual o tamanho do seu problema?

A primeira providência para resolver seu caos é entender qual o tamanho do seu problema.

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Para isso, é preciso que você liste todas as atividades pendentes, verifique suas reuniões, seus e-mails, suas tarefas inacabadas, entre outras, e coloque tudo em uma grande lista. Ao lado de cada atividade, coloque a duração prevista (em minutos ou horas).

Classifique suas atividades

Uma parte delas pode aguardar para ser resolvida, algumas podem até ser canceladas ou delegadas e outras realmente têm uma urgência significativa. Ao lado da duração das tarefas, classifique os itens como Importantes, Circunstanciais ou Urgentes respectivamente.

Priorize e planeje o que deve ser feito

Coloque uma ordem numérica e seqüencial das urgências que devem ser resolvidas primeiramente (uma dica é priorizar as coisas com menor duração, que são mais rápidas e fáceis de serem resolvidas). Depois, continue sua ordenação com as atividades importantes e, por último, as circunstanciais.

Peça ajuda e negocie com sua equipe/chefe

Essa não é a hora para querer ser uma heroína solitária. Converse com a sua equipe ou com o seu chefe e mostre seu plano de ação para resolver as pendências. Peça a colaboração para evitar ser interrompido. Peça também ajuda para as novas atividades e o bom senso no uso de e-mail (afinal, é apenas um período passageiro até você resolver este quadro). Veja, das atividades priorizadas, se algo pode ser delegado e passe para a equipe.

Compromisso com você mesmo Neste período, provavelmente você precisará trabalhar um pouco mais, cancelar atividades pessoais, ter um foco mais ativo e ser mais assertivo.

“Lembre-se de que esses momentos devem ser raros em sua vida. Se você está entrando neste caos constantemente, algo pode estar errado com a forma que você tem planejado sua vida. Em alguns momentos, esse caos se torna inevitável, mas é um momento passageiro que exige um período de dedicação, para depois voltar ao seu normal”, conclui Christian Barbosa.

Por Karina Conde